放假前指定動作 寫自動回覆E | 就愛喝咖啡
無論放長假還是請病假,總之只要不在辦公室,無法隨時查看電郵,都應該要寫一則自動回覆訊息,當有人發送Email給你,對方可透過自動回覆訊息知道你暫時無法回覆,如此 ...
無論放長假還是請病假,總之只要不在辦公室,無法隨時查看電郵,都應該要寫一則自動回覆訊息,當有人發送Email給你,對方可透過自動回覆訊息知道你暫時無法回覆,如此一來,免去對方空等或向你上司投訴你已讀不回。不過,這則「我放假呀」的訊息聽起來很簡單,但實際上,應該如何寫才不失禮數又能清晰傳達關鍵訊息?不同場景下需要加入哪些內容?Tone and manner又應如何修飾?即看以下實例教學,選取適合你的內容吧!
注意,自動回覆電郵的精萃在於簡短而講重點,無需花巧,因為主要的目的是讓其他同事或客戶知道你無法及時回覆,並帶出甚麼時候你會回歸崗位作跟進,好讓他們時間上有預算,知道該何時再找你。以下將為你帶來3段式內容鋪排重點及4個情景範例,文末會送上寫out-of-office message最常見的2大tone and manner,打工仔可因應自身狀況參考一二。
3大段落鋪排適當內容第一段:開場白 禮貌與親切兼備
開場需要首先表達禮貌,用上簡單的感謝語句就非常不錯。
Thank you for your email.
多謝你的電郵。
Thank you for your message.
多謝你的訊息。
第二段:帶出重點 必提離開及回歸時間
開場白過後,需要講出到底自己於甚麼時間無法回覆,至於具體原因就看個人喜好,也可以簡單交代一兩句解說自己為甚麼不能查看電郵。有時候即使旅遊,遇上緊急公事,有些打工仔仍會check check inbox,看看有沒有必要插手的事宜。以下是5個休假狀況的自動回覆訊息範例,可按個人情況採用:
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